「会議室の予約は埋まっているのに、誰もいない」をなくす。新卒中心のチームがつくった会議室予約システム

今回の会議室予約システムの導入では、既存の業務フローを壊さないことを意識しています。事前の予約は今まで通り Google カレンダーから行ない、iPad はその業務フローの上で使うものという位置づけにして、新しい運用ルールを覚える必要がないようにしました。

設計としては、利用者個人のカレンダーには一切触れないことを意識しています。予約はすべて会議室そのもののカレンダーに書き込む方式にしており、自分の予定が勝手に書き換わることは起こりません。

会議が予定より早く終わった際は、チェックアウトの操作で残り時間がその場で他の社員に開放されます。予約開始から10分が過ぎてもチェックインがない場合は主催者へ Slack で通知し、15分後には予約を自動的にキャンセル。抑えられたままの時間が、他の社員が使える状態に戻ります。

こだわったのは、説明書なしですぐ使えることでした。ドアの前を通っただけで状態が分かるように、空室は緑色、予約済みは青色、使用中は紫色の表示に。スクロールが発生しない1画面設計にしているのも同じ理由です。

また、文字入力は一切排除しました。その場で使いたい時は、時間を選んで「今すぐ利用」を押すだけの2タップ。次の予約と重なってしまう選択肢は、そもそも選べないようにしています。入退室はスライド操作にして、チェックインは左から右へ、チェックアウトは右から左へ。方向が逆なので、誤タップも防げますし、操作の意味も直感的に区別できます。

普段の業務では主に実装・テストを担当しているので、利用者と会話しながらシステムをつくることも、画面をどう使うかというところまで考えることもあまりありません。利用者側に立ってシステムを設計するという観点は、大きな学びになりました。

予約が入った瞬間に通知を受け取る方式も検討しました。ただ、この方法では速い反面、通知が確実に届く保証はありません。今回の要件は「1分以内のラグは許容する」だったので、1分ごとにデータを取りに行く方式を選びました。それでも画面の体感はほぼリアルタイムで更新されます。

とはいえ、会議室の前で最長1分でも待たされるのは避けたいという思いもあって。そこで、画面に更新ボタンを置いて、その場ですぐ最新の状態にできるようにしました。

また、コストを意識して、更新は平日の日中だけに絞り、夜間と休日は動かないようにしました。使っていない時間に費用がかからない構成なので、動かさない時間をつくることがそのままコストを抑えることにつながります。

コミュニケーションがスムーズにいった要因は、画面ありきで話を進められたことだと思います。最初の会議で要件を伝えていただいて、その次の週には画面イメージを作って持っていきました。会話の内容をすぐに反映していく進め方はしていましたね。

要望を全部つくろうとすると、間に合わないなと感じました。メンバーは他の案件と兼務なので、このプロジェクトに使える時間は限られています。その上で、この機能は削っても当初の目的は達成できるはずだと判断して、責任者と調整しました。

大事だったのは、「こうしたい」という要望をそのまま受け取るのではなく、その裏側にある本当の目的を聞き出すことです。時間をかけて詰めていくと、より良いシステムができていく感覚がありました。上流工程を経験したくて今回のプロジェクトに参加したのですが、そこはすごく学べたと思います。

進め方でうまくいったのは、領域ごとにメイン担当を1人立てたことだと思っています。インフラならインフラ、デザインならデザイン、バックエンドならバックエンドで担当を決めて、その領域はその人が主導して進める。ただしレビューにはできるだけ全員に参加してもらう。この形にしたことで、役割分担もスケジュール管理もメンバー間で回るようになりました。

このプロジェクトで一番の気づきは、エンジニアだけの用語や考え方では相手に伝わらない、ということでした。普段は周りもエンジニアばかりなので、コードの話で通じてしまうんです。要件定義から上流工程に関わって、エンジニアではない方と話す機会があったからこそ気づけました。今のプロジェクトでも、相手が分かるような説明の仕方を意識しています。

要件定義から基本設計、詳細設計、開発、テスト、そしてリリースまで。プロジェクトの最初から最後までを半年ほどかけて全部経験できたのは、これまでのプロジェクトではできなかったことです。普段の業務では開発の工程から関わることがほとんどなので、プロジェクト全体の進め方を改めて学ぶ良い機会になりました。

最初は、新卒入社でエンジニアとしての経験も浅かったので、自分の知識では役に立てないかもしれないという不安もありました。ただ、中途入社の方や自分より経験のある方、インフラエンジニアの方もいらっしゃったので、それぞれが持っている知識や意見を聞いて理解する、という進め方ができました。何かあれば聞ける関係性ができたことも、参加して良かったと思うところです。