こんにちは！DX開発事業部でPMアシスタントをしております、杉本です。
今回はAIを駆使して業務効率化に成功したお話をしたいと思います。

きっかけ

プロジェクトを進めるなかで、議事録を確認する機会は意外に多く
「過去に決まっていたはずだけど、どこに書いてあったっけ？」「前回どういう議論になったんだっけ？」
といった確認に意外と時間を使った、という経験はあると思います。
自分は忘れていたけどお客様からは一度説明を受けていて二度質問してしまった。。ということも。

そんな課題を解決するために、以下のような取り組みを行い、業務効率化につなげることができたので共有します。

取組み概要

  • 過去のMTGアジェンダ・議事録は、Backlogの課題ごとに記録・保存してきた。
  • これらをMarkdown形式で出力し、NotebookLMに保存することで、議事録の検索性を向上させた。
  • NotebookLMにより、「あの時何が話されたか？」を自然言語で検索できるように。

Markdown形式ファイルの出力

まずはBacklog課題に保存された議事録をMarkdown形式で出力します。
ただ、標準機能では出力できません。。過去の議事録は100件近くあり、ひとつひとつ手作業で作成するのは非効率すぎます。
BacklogAPIを使ってスクリプトで出力することもできますが、お客様環境のBacklogだと勝手にAPIキーを登録するわけにもいきませんよね。

ここでChatGPTにアイデアを聞いてみました。
「課題一覧からcsv出力し、csvからmdファイル生成。」なるほど、さすが！

では早速・・

課題一覧から「議事録」でキーワード検索し、一覧表示します。
三点リーダーからCSVを出力し、ローカルに保存しておきます。

次にCSVファイルから課題ごとにmdファイルを作成します。
ここはClaudeにコード作成を依頼したところ、こんな立派なものが数分で完成しました！

先ほど保存しておいたCSVファイルを選択して、「Markdown形式に変換」ボタンをクリック！
すると希望通り、課題別にmdファイルが生成されました！素晴らしい！！

NotebookLMに保存

ではいよいよ、出来上がったmdファイルをNotebookLMに保存します。

「ソースをアップロード」から、先ほど生成したmdファイルを一気にアップロードします。
1分かからず完了しました。

早速質問してみます！

一応自分の記憶には残っていた質問をして、真偽のほどを確認。
合っています・・しかも自分が忘れていた内容まで補足してくれています。
文章の末尾に表示されている数字にホバーすると、回答の根拠となった議事録の箇所をポップアップ表示もしてくれます。

というわけで早速プロジェクトチームにこのNotebookLMを共有。

これで途中参画されたメンバーにも利用いただけますし、業務効率化に貢献してくれそうです！

NotebookLMへの期待

今回はローカルファイルを保存しましたが、議事録はどんどん増えていくため、例えばGoogleドライブのフォルダに保存すればそこから読み取ってくれるような機能があるといいなと思いました。
今後の進化に期待したいと思います！

さいごに

今回の取り組みによって、蓄積された議事録が「読まれない記録」から「チームの知恵を引き出す武器」に進化しました。
NotebookLMの活用で、過去の経緯を秒速で振り返り、無駄なやり取りや調整工数を削減。
「調べる時間」が「動く時間」へと変わり、チームのスピードと精度が一気に加速しそうです！

AIは未来の話じゃない。
今、私たちの隣で、すぐに使える相棒になっています。