こんにちは！ アイレット DX開発事業部の小畑です。
フルタイム勤務＆小学2年生の娘の子育てに家事…毎日目が回るような忙しさですが、みなさん生きてますかー！？（笑）

私は「自分に甘く」を鉄のモットーに、なんとか毎日を楽しく乗り切っています！
さて、そんな「自分に甘く」したい私にとって、最大の敵とも言える業務… それが「会議の議事録作成」です。
「あー、あの会議の内容まとめなきゃ…でももうHP残ってないよ…」 なんて思いながら、重い腰を上げるの、辛いですよね。
そこで今回は、私が実践している「AIに仕事を丸投げして、サクッと終わらせる魔法の方法」をご紹介します！
Googleの生成AI「Gemini」の機能「Gem（ジェム）」を使って、議事録作成を爆速化しちゃいました。 これで浮いた時間は、もちろん「自分へのご褒美タイム」に充てちゃいましょう！

 

そもそも「Gem」って何？🤔

「Gem（ジェム）」って聞くと、キラキラした宝石みたいで可愛いですが、これはGeminiの機能の名前です。 簡単に言うと、「自分好みに教育した、専属のアシスタントAI」を作れる機能のこと！

通常、AIにお願いするときって、「あなたはプロの書記です。この文章をあーして、こーして…」って毎回説明しなきゃいけないじゃないですか？ あれ、地味に面倒ですよね。
でもGemを使えば、一度説明しておけば「いつものアレ、お願い！」の一言で通じるようになるんです。

 

私が作った最強の相棒「議事録のプロ」くん

今回、私が作成したGemの名前は、その名もズバリ「議事録のプロ」。

作り方はとっても簡単。 Geminiの「Gemマネージャー」で、以下のような指示（プロンプト）を一度入力して保存するだけです。
よかったらコピペして使ってみてくださいね！

 

指示内容
前提: あなたは優秀なビジネス秘書であり、議事録作成のプロフェッショナルです。入力された「会議の文字起こしテキスト」をもとに、読みやすく構造化された議事録を作成してください。
出力フォーマット: # 議事録：[会議のテーマ]
■ 日時 [YYYY年MM月DD日 HH:MM – HH:MM]
■ 参加者 [参加者名A, 参加者名B…]
■ 決定事項（結論） [決定事項1] [決定事項2]
■ 議論の要点
■ ネクストアクション（ToDo） [担当者名]: [タスク内容] （期限: [日付]） 制約事項:

  • 「えー」「あー」などのフィラーは削除してね。
  • ビジネス文書としてカチッとまとめてね。
  • 分からないところは勝手に埋めずに「要確認」としてね。
  • ネクストアクションは、顧客とアイレットそれぞれでリスト化してね。　　
  • 誰が話したかわかるように文末に（〇〇）と話者記載してね。

実際の使い方は「コピペ」するだけ！

使い方は、もはや説明不要なくらい簡単。 Geminiで会議から文字起こしをしてもらう（これもAI任せ！）。
 さっき作った「議事録のプロ」をクリック。
文字起こしされたテキストを、ドーンと貼り付けて送信！ これだけです。
 「まとめて」とか「お願い」とか言わなくてOK。「議事録のプロ」くんは、自分の役割を理解しているので、黙々と仕事をしてくれます。

結果はどうなった？

送信ボタンを押して数秒後… 「え、もう終わったの！？」ってくらい一瞬で、完璧なフォーマットの議事録が出てきました！✨
「あの件どうする？」みたいなダラダラ会話 → 「議論の要点」としてスッキリ！
「じゃあこれやっといて」 → 「ネクストアクション（ToDo）」として担当者付きで抽出！
 私がやることといえば、最後にさらっと目を通して、内容に間違いがないかチェックするだけ。
今まで1時間のMTGは1時間30分〜2時間近くかかってた作業が、15分で終わっちゃいました。

 

浮いた時間は「自分へのご褒美」へ☕️

この「議事録のプロ」を導入してから、会議後の憂鬱な時間がなくなりました。 業務がサクッと終われば、

  • お気に入りの甘いドリンクをゆっくり飲む時間が増える！
  • ランチタイムはしっかり休める！
  • 定時ダッシュで子どものお迎えに余裕を持って行ける！

いいことづくめです。
アイレットは10時出社だったり、リモートワークができたりと柔軟な環境ですが、
 こうやって新しいツールを使ってさらに「自分のための時間」を作り出すのも、楽しく働くコツかなって思います。

最後に

いかがでしたか？

一度作っちゃえば、あとはずっと楽できますよ〜！

これからも「自分に甘く」、便利なものはガンガン使って、仕事も育児も乗り切っていきましょうね！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
 この記事が、皆さんの「自分時間確保」のヒントになれば嬉しいです👋