はじめに

こんにちは、

MSPチームのクリスです！

前回は社内ツールを自動化と可視化してみたが、今回はより本格で、MSP各チームのツールをバンドルしてみました！

前回の記事をまだチェックされていない方はぜひご覧いただけますと嬉しいです！

AppSheetの一元管理とは？その背景

日々の忙しい業務の中で、みんなは各自のタスク、スケジュールをどのように管理されているのでしょうか？

お客様や案件の管理はどのように管理されているのでしょうか？

業務の管理は従来、エクセルやGoogle Sheets などで行うことが多いと思います。ただ、種類が多ければ多くほど、煩雑になってしまいます。

「なんか一箇所でまとめるツールとかないかなあ？」という声が上がってきました。

なので、前回はAppsheetでBacklog課題管理のアプリを構築したので、その中で追加機能の形で、色々業務改善はできましたので、それぞれ紹介して参ります！

設定の流れ

まずはデータベースを用意する

アプリの後ろにデータベースが必要となるのは常識ですが、今回のデータベースはSQLやNoSQLではなく、Google Sheets そのものです！

AppSheetの設定画面より、「Data」部分でスプレッドシートを追加すれば、アプリ自体はほぼ完成になります！

上記の画像のように、左ペインのDataの一覧は、Google Sheets になります。Google Sheets の各列のヘッダーはAppSheetが自動的に検知し、抽出してくれます。

例として、各チームのタスクはSlackのワークフローで記録しております。
そのデータはスプレッドシートに集計されています。

日々使われている「顧客管理情報」、「案件情報」などのシートをそのままデータベースとして利用可能です！

そして好みの設定を直感的に追加する

AppSheetにデータを用意できれば、「View」でデータのグルーピングなどの設定で、実際のアプリの画面はとても見やすくなります！

簡単にいうと、シートの行フィルターを楽にできるというイメージですね！

上記の設定画面では対象者と進捗管理でグルーピングしています。

出来上がりのイメージ

実際のアプリ画面では下記のようになります！

左側が対象者の名前でグループされて、中央のテーブル画面は進捗に分類されています！

さらに、左のアイコンに気づいていると思いますが、それは他のデータベースのViewになります！

業務の一括管理

いま見せた「チームタスク管理」はグループ内各メンバーの個人タスクを管理するテーブルです。

このアプリの中で、他に業務に利用されるテーブルも管理しております。

案件情報管理

担当しているプロジェクトや案件の詳細情報の一覧を確認できる同時に、その詳細も確認可能になります。

その他に、「スポット管理」、「ストック管理」などもありますが、長くなってしまうので割愛させていただきます！

検索機能

AppSheetのもう一つ便利なところはその検索機能です。

スプレッドシートに使えない、気になるものを気楽に検索できるという動きは、アプリ上でも実現可能です！

下記は「Cloudfront」を検索キーワードとして検索したイメージ画像です。

他のアプリとの連結

このアプリは各グループで作成していますが、他のグループの状況を確認しやすくするように、さらにメニュー機能を追加し、ワンクリックでテレポートできるようになっています！

AppSheetはスプレッドシートの集まりの場

このアプリのおかげで、いろんなスプレッドシートをブックマークせずに済みますし、GUIでの操作もとても直感的で、便利です！Backlog課題管理編でも紹介したように、スプレッドシートの中に迷子にならず、時間を大幅節約につながります！

従来、スプレッドシート上のデータ収集と管理は一般的で、ほとんどの人はそれを活用しています。

ただしかし、行数が増えば増えるほど、管理が困難になりがちです。その中、列が多いデータはスクロールすることも手間になり、間違ってセルを削除する恐れも生じます。

AppSheetはまさにこの課題の救世主です！クリックだけで、アプリを作成可能になり、直感的な操作が可能になります。

その同時に、デスクトップ、タブレット、スマホの三種類の画面を対応可能なので、違う大きさの画面で操作する心配もなくなります！UXの心配はほぼ0という点も魅力的ですね！

さいごに

このアプリを実際の業務に導入して数ヶ月、微調整以外に特に問題はないのは作成する側の私にとってはとても嬉しいです！

コードのデバグ、ミドルウェアのアップデート、インフラの監視などの作業が一切ないため、最短の時間で問題解決可能です！

業務で必要の情報がほぼ全て一箇所に集められ、とても幸せになった気分は嘘をつかないですね！

これからも新しいアイデアをブレインストーミングし、より便利なツールを生み出せるように頑張ってまいります！