はじめに

こんにちは、

MSPチームのクリスです！

内部業務改善を担当しております！

前回はいろんな社内ツールでの自動化と可視化を紹介いたしました！

その結果、データ収集によって、より迅速かつ正確に業務を行えるようになり、リソースの確保もできました。

今回はその経験を活かして、Google WorkspaceのツールであるGoogle Sheet、Apps Script、AppSheetのスタックで、MSP各チームが抱えている多数のBacklogプロジェクトの課題を一元管理してみました！

背景

MSPが担当している案件・プロジェクトはBacklogというプロジェクト管理ツールより管理をしております。

Backlogはとても優秀なツールであり、機能もリッチです。

ただ、プロジェクト数が膨大になってくると、それぞれのプロジェクトを同時に管理することがより難しくなってきました。

複数のプロジェクトを横断で確認できないのかな？というリクエストが上がっています。

Backlog上では、自分が担当している課題を一覧で確認できるが、複数プロジェクトの中で、他メンバーやクライアント待ち状態の課題を一覧で確認できるような機能は存在していません。

そのため、各グループの進捗管理スタイルに合わせたシステムをこの機に作成してみました！

構成図

とても簡単な構想です！

  1. Google Apps Script：BacklogAPIを利用し、自動更新によりリアルタイムに近い頻度でプロジェクト課題を取得するバックエンド
  2. Google Sheet：Google Sheet as a database。GASが取得した課題をグループ単位のシートに保存する。
  3. AppSheet：Google Sheet をソースにして、ユーザに特化したViewを必要なデータを表示させ、進捗管理させる。

Google Sheet

データベースとして自動更新された課題を収納しております。

1シート = 1グループ = XX件のプロジェクト

人が操作することがないので、見た目の加工は全く入りません！

社内用カスタム列も、Google Sheet に好きなように追加することが可能です！

AppSheet

これこそこのシステムの真髄になります。

Backlogの管理ステータス（未対応、処理中など）で分類しながら、社内でカスタマイズしたステータスや操作（お気に入りマークなど）を行う

下記の画像は一つのグループが管理しているプロジェクトの課題一覧です。

カスタムで追加した列を活用可能になています。

詳細画面

各課題の詳細画面から、社内連携用のメモや、関連するドキュメント、やり取りのリンクも追加可能！

課題が同じ人で担当するケース

グループが担当するプロジェクトの中で、課題・タスクをメンバーに割り振るケースもあります。

Backlogの課題担当はクライアントになっていても、様子を把握し続けたい時、AppSheet上は実現可能です！

下記は上で見せたグループと違うグループの管理画面ですが、Google Sheetで、担当メンバー、管理ステータスと優先度の列を追加することで、このようなカスタマイズも可能になります！

メンテナンスに関して

Apps Script は作成後、Google側やBacklog側での大きい変更やアップデートがなければ、コードのメンテナンスは必要ないです。

ドキュメントをしっかり用意してあれば、他の人でもメンテナンス可能です。

AppSheetはGUIで画面遷移とクリックだけで構築できてしまうので、少しAppSheetの仕様を理解できれば、素人でもすぐ編集可能です！

コンクルージョン

Appsheet上、グループが担当しているBacklogのプロジェクトを鳥瞰することを実現しました。

同時に複数プロジェクトの課題を確認し、進捗と優先順位を素早く、正確に対応することができ、時間の節約につながりました！

さいごに

このシステムはアイデアを固めてから、まもない時間で作り上げましたが、

その中AppSheetの立ち上げとカスタマイズはおおよそ３時間以内でほぼ完成形にできました！

AppSheetは直感で構築できるアプリということをとても実感しました。

ただ、こんなに便利なアプリを作成できていても、実はAppSheetの機能を10%ぐらいしか発揮できていません！

これからはより高度な使い方を使いこなせるように、日々経験を積み重ねてまいります！