こんにちは、アイレットデザイン事業部のWebディレクターの杉原と申します。
2023年2月にアイレットに入社したばかりの新人です。
デザイン事業部では「inside UI/UX」をテーマに各メンバーの知見や学びを記事にしています。今回紹介させていただくのは「良いUXを作るには良いコミュニケーションが大切」というチームビルディングのお話です。
私は入社早々に、テレワーク特有のチームメンバー間でコミュニケーションが取りにくい環境に懸念がありました。
そこで、毎日の定例ミーティングでとある施策をすることで、より活性化されてチームメンバーとのコミュニケーションを取りやすくなったので、その方法をシェアしたいと思います。
きっかけ
私は、入社初日と2日目に入社手続きとオリエンテーションとちょっとした懇親会の為に出社しただけで、それ以降はテレワークになります。
基本的にデザイン事業部のメンバーはテレワークが主流になっており、北は北海道から、南は兵庫まで散り散りに勤務しています。
ちなみに私も京都に住んでおり、業務中のコミュニケーションは主にSlackと会議はGoogle Meetを使用しています。
前職でテレワークを経験していましたが、週に何回かの出社を伴う環境だったので、コミュニケーションを伴う業務は出社で、作業関連はテレワークでと分けて業務していたので、特に気になることはありませんでした。
そこから急にフルリモートの環境になったので、コミュニケーション面にはかなり懸念がありました。
デザイン事業部では毎朝30分定例ミーティングがあり、そこで各メンバーの当日の作業内容を報告しています。
業務的な報告が目的なので、コミュニケーションといえば確認事項があれば上司から2,3言葉を交わして議論が深まるようなら「じゃあまた後で」というくらいです。
ほぼ毎日開催されているミーティングですが事業部のメンバー全員が集まる貴重な機会でもあるので、事務的なコミュニケーションに終わるのはもったいないと思い、定例ミーティングを活性化させる為に最初にアイスブレイクを設ける事にしました。
アイスブレイクとは？
人と人のわだかまりを解いたり、話し合うきっかけをつくるためのちょっとしたゲームやクイズ、運動などのことです。初対面の場面だけではなく、ちょうどスポーツにおける柔軟体操のように、心をやわらかくして、会議などの席で人の話をよく聴く手助けもしてくれます。ばかばかしいものやちょっと恥ずかしいもの、人を知るきっかけになるもの、それとなく何かを悟らせてくれるものなど、いろいろなアイスブレイクがあります。
引用元：[アイスブレイク集 – 日本ファシリテーション協会]
準備
特に凝った準備をしたわけではありません、Googleスプレッドシートを使って
- 発言者
- トークテーマ
をランダムで表示できるものを用意しました。気軽に誰にでも扱える形にしたかったので、非常にシンプルな作りにしています。
チェックボックスの部分をクリックするだけで発言者とトークテーマがランダムで変更されます。
あくまでもアイスブレイクなのでトークテーマに関しては「誰でもすぐに喋れること」を題材にしています。
以下のような内容になります。
- 最近気になるニュース
- 最近気になるカルチャー
- 最近美味しかったもの(食べたいもの)
- 最近買ってよかったもの(買いたいもの)
- 最近の推し(人・キャラクター・動物)
- ココに行ってきました(行きたい)
- おすすめのYouTubeチャンネル(SNSアカウントでも可)
- おすすめの映像作品(映画・ドラマ・アニメ・YouTube動画)
- おすすめの本(漫画・実用書・自己啓発・雑誌)
- おすすめのアプリ(Webアプリ/サイトでも可)
- 好きな音楽、アーティストは？
- フリーテーマ(発言者が喋りたいことを喋る)
このようにいずれも趣味趣向が偏ることのない無難なテーマだと思います。
ルール
特に難しいルールは設定していません。
定例ミーティング開始直後にスプレッドシートの抽選をして(休みの人が当たれば再抽選)、当たった発言者が選ばれたテーマで喋るだけです。
2〜3分程度のトークをしてもらって、終わった後に他のメンバーからのコメントをもらうというスタンスです。
あくまでもアイスブレイクなので、長すぎるとその後の業務報告の時間が短くなるので、全体で5分程度で終わることを想定しています。
運用途中でスプレッドシートが完全ランダムだった為に連続で当たる人が出てきたりしたので、週を跨いでの2連続や同じ週で被った場合再抽選というルールを追加したぐらいです。
効果
アイスブレイクの定義通り柔軟体操として非常にいい効果がありました。
例えば……
- 業務報告独自のピリピリした感じがなくなり、報告がしやすくなる。
- 出社時の雑談のような効果があるので、メンバーの人となりをオンラインで理解できる
- いきなり指名されていきなり喋らないといけないので、会話の瞬発力を鍛えることができる
意外な反応
私の当初の予想では発言者がトークを終えた後に
発言者「それでは以上になります。」
傾聴者「･･････」
上司「では、業務報告をしましょう」
となると思っていましたが
実際は
発言者「それでは以上になります。」
傾聴者A「なるほど、それって○○なんですか？」
発言者「それは○○で○○なんですよ」
傾聴者B「つまり○○という事ですよね？」
みたいな感じでどんなテーマでも何かしらのレスポンスがあり、その後のコミュニケーションが活発になることがほとんどでした。
結果
結論としてやってよかったと思っています。
特に、新しいプロジェクトで初見のメンバーと組んだ時にアイスブレイクを思い出して、人となりをある程度理解できているので、あまり緊張することなくコミュニケーションが取れるので、その後が非常にやりやすいです。
今回社内のコミュニケーション手段としての施策ですが、社外のコミュニケーション手段としてもアイスブレイクを活用できると思いました。
スプレッドシートを用意する必要はないと思いますが、クライアントとの打ち合わせの最初にアイスブレイクとして、ちょっとした雑談を入れるとその後和やかにかつスムーズに進められると思います。その時に、この定例ミーティングでの経験が活かせるかと思います。せっかくなので反応が良かったトークのネタも使い回しましょう。
