こんにちは。広報の羽鳥です。

突然ですが、広報・マーケティング担当者の皆さん、イベントレポート作成に時間かかっていませんか！？

恥ずかしながら、私はレポート作成が苦手でした。
レコーディングデータの聞き返しや、重要な情報のまとめ作業は、本当に時間がかかりますよね。

でも、Google が開発した革新的な AI ツール「NotebookLM」を使えば、イベントレポート作成時間を大幅に短縮できるんです！

この記事では、NotebookLM の概要からイベントレポートの作成手順とポイントをご紹介します！

生成 AI を活用して業務効率化を目指したい方、「NotebookLMって名前は聞いたことあるけど、実際どう使えるの？」という方、そして私と同じくイベントレポートの作成が正直苦手という方は、ぜひ最後までお読みください。

NotebookLM とは？

NotebookLM は、大量のテキストデータを効率的に処理し、必要な情報を素早く抽出できる AI 搭載ノートツールです。なんと、無料で利用できます！！！！
アイレットでは、Gemini for Google Workspace が導入されているため、NotebookLM のセキュリティが強化された「NotebookLM Plus」を利用しています。

NotebookLM の詳細や、Gemini との違いについては、弊社山崎が執筆した「NotebookLM Plus で議事録を安全に自動作成＆チャットボット化しよう！」でわかりやすく紹介していますので引用します。

NotebookLMは、Googleが開発したAIを搭載したノートツールです。
LMは Language Model（言語モデル） の略で、人間が使う言葉を理解し、生成することができるAI のことです。
Geminiアプリとの違いはいくつかありますが、情報源を指定することができる点が大きなポイントです。大量の情報を効率的に処理し、必要な情報をすぐに取り出せるようにしてくれます。

そんなNotebookLMを企業向けにセキュリティとプライバシー機能を強化したものが、「NotebookLM Plus」となって2024年12月中旬に提供開始となりました。

NotebookLMの使い方（イベントレポート作成編）

NotebookLM の基本的な使い方を説明します！

1：NotebookLM にアクセスする（NotebookLM を使用できるアカウントが必要です）。

NotebookLM は現在、個人の Google アカウントと、（NotebookLM を利用可能としている）Google Workspace ユーザーまたは Google Workspace for Education ユーザーが利用できます。
引用：https://support.google.com/notebooklm/answer/14278184?hl=ja

2：「＋新規作成」ボタンをクリックする。

3：「ソースを追加」という画面が表示されたら、音声データ（wav, wma, m4a など）をアップロードする。

NotebookLM ではファイルサイズの200MB制限もあるので音声データがおすすめです。
※ Meet のレコーディングデータがある場合は、macOS 標準アプリの QuickTime Player で動画ファイルを開いてエクスポート（Export As） > 音声のみ（Audio Only…）、で音声ファイル化してください。

4：アップロードした音声データが左側のソースの部分に処理されるのを待つ。

処理されると、チャット画面に音声データの概要が自動で表示されました！

5：「チャット」部分で、各 LT の内容の概要とポイントをまとめるようにプロンプトを作成し送信する。

今回は、以下のプロンプトを送ってみました。

あなたは優秀なイベントレポーターです。ソースの音声データから、各 LT の発表内容の概要を文章と、LT のポイントを箇条書きでまとめを作成してください。各LT の文章は300文字以内でお願いします。

すると、指示通りに文章と箇条書きでまとめてくれました！
（登壇者の名前をプロンプトに盛り込めば、正確な名前を入れてくれます）

6、自分の理想のまとめ方に近づくようにプロンプトを調整する。

プロンプトを調整を繰り返して、自分の理想に近づけましょう！
ちなみに「構成から作成してほしい」という場合は、

「あなたは優秀なイベントレポーターです。アイレットのテックブログ推進活動の魅力が伝わるように、ソースを元にイベントレポートの構成案を作成してください。」

のように、プロンプトを送ると構成案も作成してくれます。

7、人間によるチェックと修正・追記でイベントレポートを完成させる

NotebookLM は質の高い文章を生成してくれますが、必ず人間のよるチェック、修正は必要です。
しっかり自分自身で確認を行いましょう！

イベントレポートを仕上げる上で大事なこと

NotebookLM を活用することで、登壇・LT 内容のまとめ作業は大幅に時間を短縮できます。
しかし、イベントレポートを作成する上で大切なのは、その登壇・LT 内容を聞いて、自分がどう感じたか、どの部分を読者の皆様に知ってほしいかという点だと私は考えています。

そのため、効率化できる部分は生成 AI を活用し、生成 AI では作成できない、自分なりの考えや想いはしっかり自分自身で記述することが重要です。

私がどう思ったかは、さすがの生成 AI も理解できないはずなので、自分がどう感じたのかは必ず記載しましょう！（人間でも他者がどう感じたかはわからないですよね）

そして完成したのがこちらのレポートです！
若手エンジニアが語るアウトプットの魅力と可能性〜テクニカルアンバサダーによるテックブログ推進イベント第2弾レポート〜

生成 AI で何ができる？広報業務での活用例

アイレットの広報では、イベントレポート作成のほか原稿の誤字脱字のチェックや表現の改善などの業務において生成 AI を活用しています。

また、昨年度に年間1,000件以上のブログ記事を公開したアイレットのオウンドメディア「iret.media」においても DX開発事業部と連携し、生成 AI によるレビュー機能を実装しました。

社内の生成 AI 活用を推進！新卒2年目エンジニア × iret.media 編集部が挑む「生成 AI 記事レビュー」の最前線とは

まだまだ活用の可能性を秘めていると思いますので、今後も業務効率化を目指して活用を検討していこうと思います！

まとめ

NotebookLM を活用したイベントレポートの作成について紹介しました。
音声データを元に指示した通りに内容をまとめてくれるので、情報収集や文章作成にかかる時間を大幅に削減できました。
私個人としては、NotebookLM を活用することで、イベントレポートを書くことに対する苦手意識を克服できたと感じています。大袈裟かもしれませんが、時間のかかる内容のまとめ作業から解放されたことで、自分の想いをしっかりと記述する余裕が生まれ、イベントレポートの作成が楽しいと感じられるようになりました。

本記事が NotebookLM の活用のきっかけとなれば幸いです。

NotebookLM の新機能「マインドマップ」

2025年3月19日に、NotebookLM にマインドマップ機能が追加されました。
Genimi に聞いてみたところ、以下の回答がありました。

Notebook LM のマインドマップ機能とは？

Notebook LM に新たに搭載されたマインドマップ機能は、アップロードした文書やテキストデータを AI が分析し、主要な概念とそれらの関係性を自動的に視覚的に表現する機能です。

広報活動における活用場面:

  1. 複雑な情報の可視化:
    • 決算報告書や市場調査レポートなど、複雑な情報をマインドマップで視覚化することで、社内外への説明資料作成を効率化します。
    • プレスリリースやニュース記事の内容をマインドマップで表示し、関係者への情報共有をスムーズにします。
  2. 情報整理と分析:
    • 競合分析資料や業界動向に関する記事をマインドマップ化することで、重要なキーワードやトレンドを素早く把握し、広報戦略の立案に役立てます。
    • 過去の広報活動の記録をマインドマップで整理し、成功事例や改善点を見つけ出すのに活用します。
  3. アイデア出しと企画立案:
    • 新製品・サービスのコンセプトやプロモーション戦略をマインドマップで展開し、新たなアイデアを発想します。
    • ステークホルダーとのコミュニケーション戦略をマインドマップで整理し、効果的な情報発信計画を立てます。
  4. イベントレポート作成:
    • イベントの講演内容や参加者の発言をマインドマップで構造化し、レポート作成の効率化と内容の充実を図ります。

まだ使ったことはないのですが、イベントレポートでも活用できそうなので、使ってみた際はまた紹介させていただきます！

それでは最後までお読みいただきありがとうございました！