こんにちは！開発エンジニアのクリスです！

最近、社内の業務改善プロジェクトで「会議室予約システム」の構築に携わっています。Google Workspaceを導入している企業なら一度は直面する「会議室の空予約問題」や「今すぐ使いたいけどPCを開くのが面倒」という課題を解決するためのシステムです。

今回は、Google Cloud（Cloud Runを想定）からGoogle Calendar APIを叩いて会議室を予約する際、どの認証・認可方式を選ぶべきか調査した内容をまとめました！

そもそも会議室予約システムってどんなもの？

今回想定しているのは、よくオフィスの会議室の入り口にiPadなどのタブレットが設置されている、アレです。

  • 会議室の前に設置したデバイスに、Googleカレンダーの予約状況を表示する
  • 利用時に「チェックイン」、終了時に「チェックアウト」の操作を行う
  • 空いている会議室があれば、その場で即時予約して使い始められる

主な目的は2つ：

  1. カラ予約の削減： 予約されているのに使われていない部屋を自動解放し、使いたい人が使えるようにする。
  2. 利便性の向上： 緊急の会議などで、Googleカレンダーを開く手間を省き、その場で予約を完結させる。

システムを構築する上で一番の肝になるのが、「バックエンドからどうやってGoogleカレンダーを操作するか」という点です。調べた結果、主に3つのアプローチがありました。

方法1：サービスアカウント（SA）に会議室権限を付与する方法

Google Cloudのサービスアカウントを作成し、各会議室のカレンダーに対して直接「編集権限」を追加するパターンです。

メリット

  • 設定がシンプル： 必要な会議室に対してのみ権限を与えればOK。
  • 安全性が高い： ユーザー個人のカレンダーを勝手に編集してしまうリスクがありません。

デメリット

  • 初期設定の手間： 会議室が増えるたびに、そのカレンダー設定からSAを共有リストに追加する必要があります。

方法2：専用のWorkspaceユーザーアカウントを作成する方法

「システム用ユーザー（例: system-user@example.com）」というWorkspaceアカウントを新規作成し、そのアカウントとしてログイン・操作する方法です。

メリット

  • 直感的： 人間が予約するのと同じ挙動（自分の予定に会議室リソースを追加する）で実装できる。
  • 一括管理： このアカウント一つで、全会議室を（ユーザーとして）予約可能です。

デメリット

  • コスト： Workspaceのライセンス料（1ユーザー分）が発生します。
  • 権限の限界： 他のユーザーが作成した既存の会議室予約を編集（時間変更など）することが難しく、今回の要件には不向きでした。
  • 管理の複雑さ： ログインが必要なため、リフレッシュトークンなどのクレデンシャル管理が必要です。

方法3：ドメイン全体の権限を委任する（Domain-Wide Delegation）

Workspaceの管理者が、サービスアカウントに対して「全ユーザーの代行権限」を付与する、いわゆる「神権限」です。

メリット

  • 究極の自由度： 誰の予定でも、どの会議室でも、ログインなしでシステムが自由自在に操作できます。

デメリット

  • セキュリティリスクが最大： JSONキーなどの認証情報が万が一漏洩した場合、会社全体のメールやカレンダーが丸見え・操作され放題になるため、非常に危険です。

【結論】なぜ「方法1」を選んだのか？

今回のプロジェクトでは、方法1（サービスアカウントへの直接権限付与）を採用することに決めました！理由は非常にシンプルで、「管理しやすく、かつ安全だから」です。

  • セキュリティ重視： Domain-Wide Delegation（方法3）は、もし間違えて全社の予定を消してしまったら……と考えるとリスクが高すぎます。
  • 運用コスト： 方法2のように追加ライセンス料を払う必要もありません。
  • Cloud Runとの相性： Cloud Run上で動かす際、Google Cloudの標準的なIAM設定（サービスアカウント）で完結できるため、わざわざ秘密鍵（JSON）を管理して保存する必要もありません。

「会議室が増えるたびに設定するのが面倒」というデメリットについては、会議室が毎日何十個も増えるわけではないので、運用で十分にカバーできると判断しました。何より、「ユーザー個人のカレンダーには触れず、会議室リソースのみを確実にコントロールできる」という点が、システムとしての信頼性に繋がると感じています。

さいごに

今回はGoogleカレンダーとの連携部分に焦点を当てて紹介しました。 Google Cloudの強力な認証基盤をうまく活用することで、セキュアで便利な社内ツールが作れそうです！

この構成で、全社員がスムーズに会議室を利用できる環境を作っていきたいと思います！進展があればまた報告します。それでは！