DX開発事業部の臼井です！！
急ですが…Gmailでのメール作成、相手によって「もっと丁寧にすべきか」「少しフランクに崩すべきか」悩むことはありませんか？
2026年現在、Gmailに搭載されたAI機能（Gemini）を使えば、下書きのトーン調整は数クリックで完了します。今回は、ビジネスの効率を劇的に上げるGmailでのトーン調整術について解説します。

なぜメールの「トーン」が重要なのか？

テキストコミュニケーションでは、対面のような「声のトーン」や「表情」が伝わりません。そのため、言葉選び一つで意図せず冷たい印象を与えたり、逆に馴れ馴れしすぎると判断されたりするリスクがあります。

  • フォーマル：信頼感を構築し、プロフェッショナルな印象を与える
  • カジュアル：チーム内の心理的安全性を高め、スムーズな連携を促す

GmailのAI機能でトーンを使い分ける手順（Web版）

①メール作成画面を開く

②画面下部にある「鉛筆マーク（文書作成サポート）」をクリック

③簡単に記載したい内容を記載し、「作成」をクリック（例：頼んでいた資料がまだ届いていないので、早めに共有して欲しい）

④一旦文章が生成される

[受信者名] 様

お疲れ様です、〇〇です。

先日依頼しておりました資料についてですが、まだ手元に届いていないようです。

お忙しいところ恐縮ですが、内容を確認したいため、早めに共有いただけますでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

⑤「ブラッシュアップ」をクリックし、以下のトーンから希望するものを選択

  • よりフォーマルに：箇条書きのメモや、少しぶっきらぼうになってしまった文章を、取引先に送れるレベルの敬語表現に整えてくれます。

[受信者名] 様

お世話になっております。
アイレット株式会社の〇〇です。

先日依頼いたしました資料につきまして、その後の進捗状況はいかがでしょうか。
現時点でまだ手元に届いていないようでしたので、念のため確認のご連絡を差し上げました。

お忙しいところ恐縮ですが、内容を早急に確認する必要があるため、お手すきの際にご共有いただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

  • より詳しく：AIが文脈を読み取り、適切な挨拶や補足説明を加えて、丁寧な長文に展開してくれます。（あまり変わっていないような…?）

[受信者名] 様

お疲れ様です、〇〇です。

先日依頼しておりました[資料名/プロジェクト名]の資料についてですが、現時点でまだこちらに届いていないようです。

お忙しいところ恐縮ですが、早急に内容を確認したいため、本日中に共有いただくことは可能でしょうか。進捗状況について、併せてご確認いただけますと幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

  • より短く：つい長くなってしまった説明を、要点だけに絞り込んでくれます。忙しい相手への配慮として非常に有効かと思います。

[受信者名] 様

お疲れ様です、〇〇です。

先日依頼した資料が未着のため、内容確認に向け早めにご共有いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

⑥AIが書き直した文章が提案されるので、問題なければ「挿入」をクリック

AIを使う時の注意点

AIは非常に優秀ですが、最後に自分の目で確認することは忘れないようにしてください。便利なAIですが、生成された文章を一字一句修正せずにそのまま送るのは、時に失礼だと受け取られるリスクがあります。どこか定型文のようなAIが作った感が漂うメールは、受け取った相手に手抜きをされている、という印象を与えかねません。AIはあくまで下書きとし、最後に自分の言葉を一言添えたり、文末を整えたりするひと手間を加えるようにしてください！

なお、Google Workspace の企業向けプランで Gemini を利用する場合、入力したデータが Google のモデル学習に利用されることはありませんので、ビジネスシーンでも安心して活用できます！

 

補足：利用可能な環境について

この便利なトーン調整機能は、現在すべてのユーザーに標準解放されているわけではありません。主として以下の環境で利用が可能です。
・Google Workspace ユーザー：企業や学校向けのプランでGeminiアドオンを契約している場合
・Gemini 搭載プランの契約者: 個人ユーザーでも「Google One AI プレミアム」などのGeminiが統合されたプランを利用している場合
自分のGmailに鉛筆マークが出てこないという方は、まずご自身のアカウントプランを確認してみてください！

 

最後に

GmailのAIによるトーン調整機能はいかがだったでしょうか？
「なんて送れば角が立たないかな…」と頭を抱えていた時間が、これからは数秒でサクッと解決してしまいます。便利なツールを味方につけて、AIとの二人三脚で、よりスムーズで心地よいやり取りを行なっていきましょう！