皆様、こんにちは。
DX開発事業部 クロスイノベーションセクション スマホグループの楊林です。

前回の投稿では、予測型プロジェクトのプロジェクト憲章の重要性と主な内容についてご紹介しました。

ではプロジェクトはどう作成すべきでしょうか？今回はその作成方法に基づいて紹介しましょう。

プロジェクト概要記述書

プロジェクト概要記述書はプロジェクトの意図とビジョンを全社的に伝えるために使われます。
正式なプロジェクト憲章を作成する前、その草案または概要としての役割を果たせます。

プロジェクト概要記述書にとって、簡潔さと明確さが重要です。
プロジェクト概要記述書にプロジェクトの目標、リスクや好機、成功の基準などを記述し、それを承認していただくことで、プロジェクトマネジャーはプロジェクトの計画作業を開始できます。

プロジェクト憲章のインプット

プロジェクト憲章を作成する際には、通常次の資料を参照します。

  • ビジネス文書
  • 合意書/契約書
  • 組織体の環境要因（EEF）
  • 組織のプロセス資産（OPA）

合意書/契約書はプロジェクトが成立する前提になり、今回ではまず割愛させていただきます。
後日予測型プロジェクトの調達マネジメント関連の紹介でまた詳しく話しましょう。

ビジネス文書

ビジネス文書は通常「ビジネス・ケース」と「ベネフィット・マネジメント計画書」の2つの要素で構成されます。

ビジネス・ケースはベネフィット（便益）の妥当性を証明するための文書であり、経済的な実現可能性を示します。言い換えれば、プロジェクトを実施するかどうかを判断するための資料です。

ビジネス・ケースには主に「ビジネス・ニーズ」と「費用便益分析」の2要素があります。
ビジネス・ニーズはプロジェクトの目的や作成・実施すべき内容を示します。
費用便益分析は「費用対効果分析」とも呼ばれ、複数の選択肢を比較し、最も費用対効果の高い案を選択します。

一方、ベネフィット・マネジメント計画書は、プロジェクトのベネフィットを産出および測定するための時期と方法を説明する文書です。責任者、評価指標、リスクなども併せて記載します。

組織体の環境要因（EEF）

組織体の環境要因（Enterprise Environmental Factors）とは、プロジェクトチームのコントロール範囲を超え、プロジェクトに影響・制約を与える要素を指します。
発生源によって、組織内EEFと組織外EEFに分けられます。

組織内EEF：組織の文化や構造、利用可能な施設やソフトウェア、従業員のスキルなど。
組織外EEF：市場の動向、法的な規制、政治や倫理的要因など。

組織のプロセス資産（OPA）

組織のプロセス資産(Organizational Process Assets)とは、組織が保持する特有の方法・プロセス・手続き・知識を指します。言い換えれば、組織が持つ「知的資産」です。

特に重要なのが、組織の知識リポジトリです。
これは過去の情報や教訓を蓄積する場所であり、暗黙知を形式知に変換することで、将来のプロジェクトにも活かされます。プロジェクト終結前にその整理を行うことは重要な業務の一つです。

プロジェクト憲章の作成技法

プロジェクト憲章の作成では、データを収集し、会議などで議論して内容を確定するのが一般的です。

PMBOKでは、データ収集に関して代表的な技法として以下を挙げています。

  • ブレインストーミング：アイデアを出し合い、候補を整理・決定する技法です。ドット投票などと組み合わせることもあります。
  • フォーカス・グループ：特定のステークホルダーや専門家を集め、期待や意見を引き出す技法です。
  • インタビュー：ステークホルダーから直接ヒアリングを行う技法です。

また、データ収集以外にもう一つ重要な技法があります。
それが「専門家の判断（Expert Judgment）」です。

「他人任せが技法なのか？」と思うかもしれませんが、専門家の判断はPMBOKのさまざまなプロセスで登場する、汎用的かつ重要な手法です。
特定分野の専門家は「SME（Subject Matter Expert）」と呼ばれます。

プロジェクトマネジャーも全知全能ではありません、自分の専門外の領域では、謙虚に認めて専門家の力を借り、リソースを最適に活用することも重要だと考えています。

最後に

本記事では、PMBOK に掲載されているプロジェクト憲章の作成方法についてご紹介しました。

プロジェクトマネジャーを目指す方、またはPMP資格取得を検討している方にとって、本記事が少しでも参考になれば幸いです。