はじめに

アイレット株式会社 クラウドインテグレーション事業部の熊田と申します。

 

今回はリモート環境でのプロジェクトへのリスク管理です。

こちらもリアルでもリモートでもリスクは避けられず、しっかりとした対策が必要です。

特にリモートでは考慮しておかないと、リスク自体に気づけないこともあります。

私自身の経験からの対策例も含め説明をします。

 

リモート環境でのプロジェクトへのリスク管理

私が日頃考えているリスクと、そのリスク対策は以下のことを実践しています。

 

プロジェクトの遅延自体に気づけない(気づきにくい)

タスクの管理としては以前の内容通りで実施しなければならないですが、タスクが全て予定通りだったとしても、複数メンバーが動いているので遅延が発生しないとは限りません。

PMとしてはスケジュールを把握しつつ、各タスクによる進捗だけでは気づけない遅延を把握するようにします。

PMとしての把握はこれによって認識できるものの、こちらをメンバーにフィードバックし続けることが大切です。

メンバーがそこまでスケジュールを認識し続けるというのは難しい場合もあり、負担も大きくなってしまいます。

そのため、スケジュール状態は随時報告するようにしています。

私はできる限り毎営業日に行っています。

 

プロジェクトの重要なマイルストーンに合わせた行動ができていない

マイルストーンをメンバーが意識しているかは、明確にはわかりません。

わからない。伝えたとしても認識させたとしても、日々の行動にそれが現れなければ、結局理解されていないと一緒になります。

私はメンバーが認識しているかどうかを確認するよりも、しつこいくらい何度も伝える、くらい繰り返して情報共有をすることで防いでいます。(メンバーにはちょっと負担かけていますが、、、)

さらにこの行為はPMが認識もれをしてしまうことがあった場合もメンバーからのフィードバックでリスクを防げる可能性もあります。

 

プロジェクトへの影響が大きい情報が共有されていない

こちらは定期ミーティングやメール、その他の情報など、いつプロジェクトへの影響がある情報がどのように来るのかがわからず、メンバー全員が共有されていない状況は発生しやすいと思います。

私は共有し忘れを忘れないように、秘匿情報以外は全て共有という形をとっています。

情報が入り次第、もしくはその途中段階でも共有しています。

また、ミーティングに参加できなかったことや情報を直接受け取れないメンバーがいる状態であれば、プロジェクトへの影響がある情報や状況が新たにはなかったことも、各メンバーに伝えています。

メンバーへの情報共有はPM側の負担になるものもありますが、情報連絡不足(コミュニケーション不足)として問題が発覚しやすいのはPMを担当した方であれば理解できるかと思います。

突発的な状況ではない限りは情報の更新頻度やタイミングは限られており、その情報確認を行うとともに、メンバーへの情報共有をするというタスクをまとめればそこまでは負担が増えないと思います。

 

やはりメンバーとPMの認識内容を一致させることが必要

結局、メンバーの認識内容とPMの認識内容が正しく一致していてその状況を維持した上で、予想外なことにも対応するというのが基本的な対策としています。

理由としては、リモートの場合、基本的にPCなどで共有される情報しかありません。ミーティングなどを行わない限り、視覚から入りかつ、本人が認識した情報しか知り得ないです。

リアルだと、誰かが話した内容(聴覚)やそれ以外の他のメンバーの雰囲気などによって感じ取れる情報もあるかと思いますが、

リモートは、その情報を認識しやすくかつ重要であればしっかりと認識させるという行動が必要となります。

PMが伝えてたかどうか、ではなく、メンバーが認識しているか、が重要なので、1度伝えただけ、とか、まとまっている情報がある場所を伝えた、程度ではメンバーが認識しない場合もありえます。

そのことを理解してPMは行動することが必要と考えています。

 

まとめ

結局、メンバーの認識内容とPMの認識内容がを一致させるために、情報共有を適切に行うというのが、私がリスク対策として考えていることです。

伝えたより伝わったことが重要なので頻度を上げるだけでは対策にならないのが難しいところですが、それでも伝え続けなければならないと思います。

リモート環境のため情報共有に限った話になってしまいましたが、まずはこれが大事と思っています。

以上、リモート環境でのプロジェクトへのリスク管理についての説明でした。次回はメンバー同士のコミュニケーション管理を説明します。